La protection de vos renseignements personnels

Depuis le 1er janvier 2004, les organisations commerciales canadiennes qui recueillent, utilisent et communiquent des renseignements personnels doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale. L’objectif de cette Loi est d’informer les consommateurs à propos de la gestion des renseignements personnels des clients par les entreprises. Le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta se sont dotés d’une loi sur la protection des renseignements personnels similaire.

Horizons ETFs Management (Canada) Inc. s’engagent à assurer la protection des renseignements personnels de leurs clients et investisseurs, et à obtenir leur consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer de tels renseignements. Tous vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels. Nous restreindrons l’accès et l’utilisation de ces renseignements conformément aux pratiques et procédures énoncées aux présentes.

Nous ne vous demanderons que les renseignements dont nous avons besoin pour vous offrir les services de gestion de fonds, établir votre identité, tenir les dossiers à jour, éviter les erreurs et les fraudes, nous conformer à la loi, évaluer votre admissibilité à nos produits et services, et répondre aux questions de votre conseiller, le cas échéant, et ainsi vous offrir le meilleur service possible. Vos renseignements personnels pourraient également être utilisés à des fins de marketing, y compris l’envoi de renseignements concernant certains produits.

Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel est tout renseignement qui permet d’identifier une personne. Cela comprend son adresse, son âge, ses documents financiers, son numéro d’assurance sociale, son historique de crédit, son adresse courriel personnelle, des détails concernant son emploi et sa situation financière, son numéro de téléphone à domicile, le poste qu’il ou elle occupe, sa date de naissance, son pays de citoyenneté, ses références bancaires ainsi que le type de comptes qu’il ou elle détient dans une maison de courtage.

Nous solliciterons votre autorisation

Nous ne recueillerons, utiliserons ou communiquerons vos renseignements qu’après avoir obtenu votre consentement. Ce consentement peut être donné au moment de l’ouverture de votre compte par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l’entremise de votre représentant autorisé. Nous pouvons également l’obtenir par l’intermédiaire des courtiers, des bureaux de crédit et d’autres institutions financières. Si ces renseignements personnels ne nous sont pas directement fournis par vous, nous nous assurerons d’avoir obtenu votre consentement avant de les recueillir et de les utiliser.

En tout temps, vous pouvez annuler l’autorisation que vous nous avez accordée pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions juridiques et contractuelles, et d’un délai raisonnable. Toutefois, votre accès à nos produits et services pourrait être limité, voire refusé, si vous déclinez ou retirez votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Par exemple, nous devons refuser d’accepter ou de gérer le compte d’une personne qui ne consent pas à ce que nous divulguions ses renseignements personnels à un tiers fournisseur de service administratif.

Collecte de renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels : i) à partir des formulaires de souscriptions ou de tout autre renseignement que vous nous fournirez par écrit, par téléphone, en personne, par voie électronique ou par tout autre moyen; ii) par vos activités sur le site Web et les transactions à vos comptes, y compris le solde de vos comptes, vos placements, retraits, ainsi que les frais ou commissions; iii) par l’entremise de votre conseiller si vous en avez un; et iii) par les autres interactions que vous pourriez avoir avec nous, comme les conversations avec notre personnel.

Collecte de renseignements personnels

À titre de gestionnaire de fonds, nous devons utiliser vos renseignements personnels pour :

• établir l’identité de l’investisseur;
• nous assurer de l’exactitude de nos dossiers;
• ouvrir et gérer le(s) compte(s) d’un investisseur;
• effectuer des transactions;
• maintain, store, record and determine investor account holdings and transaction records;
• provide investors and their authorized advisors with statements/information;
• mettre à jour, conserver, enregistrer, et définir les dossiers contenant les transactions et les avoirs dans le compte d’un investisseur;
• fournir aux investisseurs et à leurs conseillers autorisés les relevés et renseignements nécessaires;
• fournir aux investisseurs les états financiers, les reçus fiscaux, les procurations par courrier, les confirmations de transaction et tout autre renseignement pouvant être exigé ou nécessaire à la gestion de leurs comptes;
• recouvrer des créances; et
• se conformer aux exigences juridiques et réglementaires.

Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels ne seront utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous pouvons, si la loi l’exige, communiquer vos renseignements personnels à un tiers fournisseur de services, notamment ceux qui rédigent et impriment les états financiers. Nous avons conclu avec ces tiers fournisseurs des ententes juridiques pour garantir la protection de vos renseignements personnels. Nous pourrions aussi, si la loi l’exige, devoir fournir des renseignements dans le cadre d’un mandat de perquisition, une ordonnance du tribunal ou toute autre demande du tribunal valide. Nous pouvons par ailleurs communiquer des renseignements personnels pour recouvrer une créance détenue par un investisseur.

Accès et exactitude du consentement de divulgation

Vous êtes en droit de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements personnels. Si vous pensez qu’un renseignement que nous avons recueilli à votre sujet est inexact ou incomplet, vous êtes en droit de nous demander d’y apporter les correctifs nécessaires. Il est toutefois possible que nous ne puissions pas vous fournir ces renseignements s’ils contiennent une référence à un tiers, s’ils sont protégés par un privilège juridique, s’il s’agit de renseignements exclusifs ou s’ils concernent une enquête.

Une demande d’accès, un retrait de consentement et une mise à jour des renseignements peuvent se faire en envoyant une demande écrite au responsable de la protection de la vie privée. Si vous nous faites parvenir des documents, veillez à y inclure votre nom complet, votre adresse, votre numéro de téléphone et vos numéros de compte. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

Protection des renseignements personnels de nos clients

Nous assurerons la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels. Nous avons mis en place des politiques, des procédures et des mesures de protection pour éviter tout accès non autorisé, vol ou usage abusif de vos renseignements personnels. Les mesures de sécurité comprennent la protection physique, électronique et procédurale de vos renseignements, notamment vos mots de passe, en plus d’un accès limité à nos bureaux.

Pour pouvoir accomplir leurs tâches, nos employés et fournisseurs de services ont accès à vos renseignements personnels. En vertu de leurs conditions d’emploi, les employés doivent adhérer à un code de conduite qui contient des dispositions relatives à la confidentialité de vos renseignements personnels.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire. Cette durée dépendra du produit ou du service qui vous est offert, ainsi que de la nature des renseignements. Nous ne conserverons ces renseignements que pour la durée exigée par la loi dans le but de pouvoir répondre aux demandes qui pourraient nous être formulées par la suite.

Répondre à vos préoccupations

Vos questions et vos plaintes seront examinées par Kevin S. Beatson, responsable de la protection des renseignements personnels. Pour de plus amples renseignements, veuillez écrire à Kevin S. Beatson à l’adresse privacyofficer@horizonsetfs.com